Quelles sont tes missions ?

J’interviens aujourd’hui sur un projet de remédiation applicative chez un acteur majeur de l’énergie.

Pour ce faire, je travaille avec une équipe pilote qui doit migrer sur Office 365. J’organise des ateliers avec eux afin d’identifier l’existant et les applications reliées à Office. Nous procédons alors à des tests de compatibilité. Si les résultats sont concluants, la migration peut avoir lieu. Sinon, des mises à jour des applications sont réalisées en interne . En cas de complexité, il est possible d’échanger avec le service Fast Track de Microsoft qui analyse les problèmes et propose des solutions adaptées.

Ce chantier peut conduire à des délais supplémentaires si les mises à jour régulières d’Office 365, n’ont pas été prises en compte dès le début du projet. En effet, chaque mise à jour entraîne des problèmes de compatibilité et des remontées utilisateurs qu’il est important de traiter rapidement pour assurer une continuité de service.

Je pilote le projet de déploiement d’Office 365, qui va durer 4 ans et sera réalisé par vagues de 2500 utilisateurs avec pour objectif que les 9000 utilisateurs, répartis sur 6 pays, aient migré sur Office 365 en 2024. Les vagues sont définies en fonction de la motivation des équipes et de leur accès à Office 365 pour pouvoir collaborer ensemble. Des ateliers hebdomadaires avec des référents métiers permettent d’avoir les remontées utilisateurs afin de construire les vagues de déploiement.

Une fois Office 365 déployé, je forme les utilisateurs sur l’ensemble des nouveaux outils à raison de deux webinars par semaine : niveaux débutant et avancé pendant 8 mois. En complément, j’ai créé une base de connaissances composée de modes opératoires et surtout de vidéos, moyen privilégié pour accompagner les utilisateurs dans la prise en main d’Office. Cette base est mise à jour à chaque fois qu’une nouvelle fonctionnalité ou outil est déployé.

Pour rendre l’expérience utilisateur la meilleure possible, une équipe Teams a été créée pour répondre aux questions des utilisateurs en temps réel ou sur rendez-vous. Je réalise également un proof of concept (POC) avec une équipe motivée afin de montrer aux autres utilisateurs la façon dont l’outil, par exemple, Power Automate (automatisation de processus métier) peut nous servir à industrialiser un processus métier chronophage et à le rendre simple et efficace. Cette expérience est partagée sur le Wiki ou dans la rubrique « Bonnes pratiques » au sein de l’équipe Teams pour favoriser l’adoption au travers d’exemples concrets.

Pour suivre le déploiement d’Office 365, j’utilise l’outil PowerBi qui permet de sortir des statistiques et des graphiques en temps réel sur le taux d’adoption et le taux d’utilisation de chaque outil. En fonction de ces indicateurs, je mets en place des plans d’actions. Par exemple, le taux d’utilisation de OneDrive est actuellement de 24%. Pour accélérer sa prise en main, je communique sur les bonnes pratiques comme le fait de limiter l’envoi de pièces jointes par mail (pour réduire son empreinte environnementale) et de privilégier le partage de liens vers OneDrive. Une fois par mois, des ateliers sont organisés au sein des différentes équipes pour mettre l’accent sur un outil, ses fonctionnalités et présenter des cas d’usage ou des exemples.

Je travaille en collaboration avec les équipes informatiques lors de la migration de la suite Office afin de suivre les déploiements et de faire le lien avec les utilisateurs.

Cependant, je me suis rendue compte que gérer le changement à distance pouvait s’avérer complexe. Le relationnel est primordial et il est plus simple d’échanger et de faire passer des messages quand on est en face d’une personne. Cela implique de s’adapter et de se réinventer pour créer de nouvelles relations à distance à travers différents supports : des vidéos, des sessions de questions/réponses, des Speed Dating pour échanger de vive voix et réduire les échanges via mail.

Quelles sont les qualités requises pour mener à bien ces missions ?

Pour mener à bien ce type de mission, le plus important est de maîtriser Office 365.

Cet accompagnement demande de la patience, de l’écoute active pour bien comprendre ce que veut l’utilisateur, une capacité à reformuler les échanges pour valider la bonne compréhension du besoin ce qui permet d’apporter une réponse adaptée aux attentes de l’utilisateur.

Interlocuteur privilégié des équipes métier et IT, il faut être un caméléon pour s’adapter aux différentes personnes auxquelles on s’adresse et trouver le vocabulaire qui convient pour fluidifier les échanges.

La connaissance des méthodes Agiles et des processus ITIL est nécessaire pour gérer ce type de projet.

Qu’est-ce qui te plaît le plus dans ton métier ?

J’apprends également le métier au sein duquel j’évolue. J’ai la chance de travailler avec différents pays avec des langues et des cultures différentes ce qui est particulièrement enrichissant.

La suite Office 365 est en perpétuelle évolution avec des mises à jour et de nouvelles fonctionnalités. Chaque mois, des formations sont réalisées par Microsoft pour nous les présenter. Ensuite, à nous de les tester et de les utiliser pour se les approprier afin de les déployer aux utilisateurs.

Beaucoup de personnes utilisent la suite office standard – Word, Excel, PowerPoint et Teams pour les réunions. Mais il y a beaucoup trop d’applications/d’outils plus intéressants pour lesquels une équipe serait nécessaire pour accompagner ces changements.

Pourquoi avoir rejoint ATLANSE ?

Ce que j’apprécie chez ATLANSE, c’est la communication déployée qui permet de créer du lien entre les collaborateurs et un sentiment d’appartenance fort.